GAD-2104 Calendrier - documents semi-actifs

Hiver 2009

Responsable : Guy Dinel

Cours optionnel dans le programme de certificat en archivistique

Objectifs

Ce cours a pour but de permettre à l'étudiant d'acquérir, d'approfondir et de mettre en pratique les concepts, principes, méthodes, techniques et autres connaissances théoriques relatives à la création des documents administratifs, à l'élaboration et à la mise en application d'un calendrier de conservation, au traitement des documents semi-actifs et à la protection des documents essentiels. À la fin du cours, l'étudiant devrait notamment être en mesure de définir les concepts et les principes propres à chacun des aspects de la gestion des documents administratifs traités durant le cours, cerner le rôle et la portée de chacun des éléments d'un programme de gestion des documents administratifs analysés, distinguer les différentes valeurs d'un document, élaborer, analyser et évaluer un calendrier de conservation, concevoir le plan d'aménagement d'un dépôt de documents semi-actifs et décrire son fonctionnement, identifier les documents administratifs qui ont une valeur essentielle et définir les moyens susceptibles d'assurer leur protection.

Contenu

  • Calendrier de conservation : évaluation des documents, contexte légal, élaboration des règles de conservation, rédaction et diffusion du calendrier, mise en application des règles.
  • Traitement des documents semi-actifs : principes généraux, aménagement et fonctionnement d'un entrepôt.
  • Identification et protection des documents essentiels : principes généraux, évaluation des documents, les moyens de protection.
  • Création des documents administratifs : sources, types de documents, les divers supports d'information, aperçu des moyens de contrôler et de rationaliser la création des documents

Fonctionnement

  • La majeure partie du cours sera consacrée à des exposés magistraux complétés par des exercices pratiques en classe (3 heures par semaine).
  • Les étudiants auront à visiter l'entrepôt de documents semi-actifs d'un organisme de la région.

Évaluation

Deux examens (50%), un travail court (10%) et un travail long (40%).

Bibliographie

  • Couture, Carol et alii, Les fonctions de l’archivistique contemporaine, Sainte-Foy, Presses de l’Université du Québec, 1999. Pp. 69-101; 103-143; 160-170.
  • Dinel, Guy et alii, Portail international archivistique francophone (PIAF). Cours 3 Gestion et traitement, module 04 Gestion des documents actifs/Traitement des archives courantes et module 05 Gestion des documents semi-actifs/Traitement des archives intermédiaires. Ces cours sont disponibles en ligne sur le WEB à l’adresse suivante : http://www.piaf-archives.org/
  • Lambert, James et Guy Dinel, « La gestion des formulaires. Un volet du contrôle et de la rationalisation de la création de l’information administrative consignée ». Archives, vol. 22, no 2 (automne 1990) : 15-39.
  • Roberge, Michel, L’essentiel de la gestion documentaire, Québec, Éditions Gestar, 2002, Modules 1, 2, 3, 4, 5, 7, 8, 9, 11, 16.
  • Rousseau, Jean-Yves, « La protection des archives essentielles. Comment assurer la survie d’une organisation ». Archives, vol. 20, no 1 (été 1988), 43-61.

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